Le bulletin de paie est le document devant être remis par l’employeur lors du paiement de la rémunération aux salariés. Le bulletin de paie n’est soumis à aucun formalisme particulier, mais doit néanmoins comporter un certain nombre de mentions légales : nom et adresse de l’employeur, nom de la convention collective, nom et emploi du salarié, etc. Dans la quasi-totalité des cas, tout versement de salaire doit être accompagné de l’établissement d’un bulletin de salaire.
Mentions obligatoires du bulletin de salaire
Le bulletin de salaire doit obligatoirement contenir les mentions suivantes :
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nom et adresse de votre employeur (en cas de pluralité d’établissement, le nom précis de celui dont vous relevez) ;
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son numéro d’immatriculation (K.Bis) et le code APE de l’entreprise ;
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les noms et coordonnées de l’organisme de Sécurité sociale dont relève l’employeur ainsi que son numéro de cotisant ;
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le nom de la convention collective dont l’entreprise relève (quand elle existe) ;
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les coordonnées du salarié ainsi que l’intitulé de la fonction occupée ;
Les éléments composant la rémunération brute à savoir :
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le nombre d’heures de travail (et parmi elles, la portion d’heures payées au taux normal et celle payées au taux majorées) ;
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le ou les taux horaires appliqués ;
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tout se qui peut s’ajouter au salaire de base et être assimilé à des compléments de salaires type : primes (voir composition du salaire, indemnités de précarité etc. ;
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le montant des cotisations sociales et fiscales (CRG, CRDS, cotisations salariales, assurance chômage, retraite complémentaire, etc.) : il est cependant prévu de faire disparaître le détail de ces cotisation pour des raisons de visibilité);
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la rémunération brute du salarié, avant déductions des cotisations sociales ;
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le montant de la somme effectivement reçue par le salarié (intitulé « net à payer ») ;
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date du paiement de ladite somme ;
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date de congés payés ;
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montant de la prise en charge des différents frais, notamment de transport.
Quelle que soit la forme du bulletin de salaire, celui-ci doit aussi toujours contenir une formule ayant vocation à vous informer que vous devez conservez « à vie » ledit bulletin de salaire. Aucune formule standard n’est pas imposée, mais cette précision est impérative. Conservez toujours les originaux de vos bulletins de salaire et n’en communiquez que des copies.
Attention
Simplification du bulletin de paie - L'article 51 de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives prévoit une simplification du bulletin de paie et notamment par la réduction du nombre de lignes sur le bulletin de paie. La base de calcul des cotisations obligatoires et des cotisations complémentaires et d'assurance-chômage vont être simplifiées.
Mentions interdites du bulletin de paie
Lorsqu’un salarié fait grève, les jours de grève sont décomptés du salaire. En aucun cas, cette précision ne doit cependant figurer sur le bulletin de salaire. Pour faire apparaître l’absence du salarié sur le bulletin de salaire, la mention « absence non-rémunérée » sera suffisante. De même, le bulletin de paie ne doit pas indiquer les fonctions de représentant du personnel. La nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie. C'est à l'employeur de l'établir et de la fournir au salarié.
Mentions facultatives du bulletin de paie ?
► Cotisations patronales de sécurité sociale : le montant des cotisations patronales de sécurité sociale n'est pas une mention obligatoire. Toutefois, lorsque cette mention ne figure pas sur le bulletin de paie, l'employeur est tenu de remettre au salarié un récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales acquittées qui peut être remis en fin d'année civile ou au début de l'année suivante.
► Simplification du bulletin de paie : dans un souci de simplification, lorsque les prélèvements relatifs aux cotisations salariales (sécurité sociale, assurance chômage...) et patronales sont perçues par un même organisme collecteur et sur une assiette identique, ils peuvent être regroupés chacun sur une ligne du bulletin de paie. Néanmoins, le taux, le montant et la composition de chacun de ces prélèvements doivent être communiqués une fois par an au salarié ou, lorsque son contrat prend fin, soit sur le bulletin de paie soit sur un document récapitulatif annuel.
► Récapitulatif annuel : le récapitulatif peut figurer sur le bulletin de paie ou sur un document distinct. En cas de départ de l'entreprise en cours d'année, le récapitulatif peut être remis lors du départ du salarié.
Obligations de l’employeur et bulletins de paie
► l’employeur est obligé de remettre au salarié un bulletin de salaire : le bulletin de paie est une obligation de l’employeur. Pour autant il ne suffit pas à démontrer que la rémunération a effectivement été réglée.
► l’employeur est obligé de conserver les bulletins de paie de tous ses salariés pendant cinq ans, à compter du jour de leur émission ;
Si le salaire ou plus généralement une somme de nature salariale n'est pas payée par l'employeur, le salarié peut agir en paiement de ces sommes dans un délai de cinq ans à partir du jour où ces sommes sont dues.
Comment doit être remis le bulletin de paie ?
L'employeur doit remettre un bulletin de paie à tous les salariés soit en main propre, soit par courrier, soit par voie électronique, à condition que le salarié concerné donne son accord, et dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. Si l'employeur ne le remet pas régulièrement, il peut être condamné à des dommages-intérêts et à une amende pénale.
Peut-on contester le contenu du bulletin de paie ?
Oui, la contestation du bulletin de paie est possible. En effet, les réclamations relatives au bulletin de salaire sont possibles pendant 5 ans. Ainsi, accepter sans réserve un bulletin de paie n'empêche pas de faire des réclamations ultérieures, dans un délai de 5 ans.
