Synonymes de notes d'instruction, les notes de service désignent des recommandations ou parfois de simples informations communiquées par un organe dirigeant à des personnes placées sous son autorité, elles se diffusent au sein d'une entreprise. On utilise ce genre de notes quand la communication doit être transmise à un nombre important de salariés. Il faut noter que dans l'administration, on n'utilise le terme de circulaire et non celui de note de service.
Les notes de service sont donc émises dans le sens descendant de la hiérarchie : de la direction à ses cadres ou à son personnel par exemple. Des demandes effectuées dans le sens contraire sont en général des réclamations ou des revendications.
Mentions obligatoires
La mention de la personne responsable de la note, la mention du ou des destinataires et l'objet de la note doivent toujours apparaître sur celle-ci.
Procédure obligatoire
Aux termes de l'article L 1321-5 du code du travail, les notes de santé qui établissent des règles de caractère général et permanent dans les matières prévues aux articles L 1321-1 et L1321-2 du code du travail sont soumises aux règles applicables au règlement intérieur.
► Les domaines - Ces domaines sont les suivants :
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la santé et la sécurité ;
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"les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ";
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la discipline et les sanctions ;
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les droits de la défense des salariés ;
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le harcèlement moral et sexuel.
► Les formalités - Il convient de distinguer deux types de situations :
1ère situation - L'existence d'un règlement intérieur - Lorsqu'il existe déjà un règlement intérieur, les notes de services sont considérées comme des annexes à ce dernier et doivent obligatoirement être soumise à certaines formalités avant d'être diffusée. Il s'agit des formalités suivantes :
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la procédure de consultation : l'employeur doit recueillir l'avis du comité d'entreprise (CE) ou d'établissement ou à défaut des délégués du personnel sous peine de sanctions pénales ;
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la formalité de dépôt et de publicité : les notes de services doivent être déposées au greffe du conseil des prud'hommes et être affichées dans les lieux de travail à une place facilement accessible ;
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le contrôle de l'inspecteur du travail - Les notes de services doivent être contrôlée par l'inspecteur du travail avant d'entrer en vigueur.
A noter : la violation de ces règles est punie de l'amende prévue pour les contraventions de 4è classe.
2ème situation - L'absence de règlement intérieur - Dans les établissements dans lesquels le règlement intérieur n'est pas obligatoires, les notes de services doivent être soumises à l'inspecteur du travail et à l'avis des délégués du personnel s'il en existent avant d'entrer en vigueur.
A noter : les règles relatives à l'hygiène et à la sécurité peuvent s'appliquer immédiatement en cas d'urgence sous condition d'être simultanément communiquées à l'inspecteur du travail, au CHSCT et au comité d'entreprise.
Autorité de la note de service
Les notes de service ont un caractère impératif, elles renforcent la communication orale dans l'entreprise en apportant une preuve écrite à la communication à transmettre. Il est important de remarquer que les notes ayant trait à la discipline générale ont la même valeur que le règlement intérieur et le même régime juridique que celui-ci.
=> En lien avec la définition juridique :
► les articles de notre encyclopédie sur :
► les dossiers sur :
► la définition du règlement intérieur.
